INTERVIEW

正確で迅速な業務を心掛け教職員の勤務をサポート

平成28年4月採用

清水美玖

香川高等専門学校総務課

仕事の内容

教職員の出張旅費や勤務時間の管理、郵便物の処理や電話対応などさまざまな業務を行っています。教職員から出張の申請があった場合、規則に基づき出張内容・旅程等に問題がないかをチェックします。もし出張日が休日にあたる場合は振替申請を依頼するなど、勤怠管理に関わる重要な仕事です。また、出張旅費は教職員が一度立て替える形になるため、迅速に業務を行うよう心掛けています。

＆上司

職場は、困ったことがあれば上司が親身になって話を聞いてくださるアットホームな雰囲気です。仕事でミスをして落ち込んでいた際、「人だからミスをすることは誰だってある。ミスをしたときに、どう対応するかがとても大切なことだ」と上司に声をかけてもらったことがあり、その言葉にとても救われたことを覚えています。私も誰かが落ち込んでいたら、やさしく声をかけられる上司になりたいと思っています。

Q&A

スキルアップのために心掛けていることを教えてください。: 業務の中には自分一人だけで完結せず、他部署が関係するものも多くあります。ある一つの業務がどのように処理されていくのか、なぜその処理が必要なのかという流れを理解しておくと、スムーズに仕事を行うことができます。そのため、自分の担当業務はもちろん、直接関わりのない部署の仕事も理解するよう心掛けています。
仕事をする上で大切にしていることは何ですか？: 話し手と受け取り手で話の認識がずれており、業務を行う際に困った経験がありました。それ以来、研修で学んだコミュニケーションスキルを参考に、認識の齟齬がないよう留意してやり取りをしています。例えば、人によって受け取り方の違う言葉を使用しないことや、その都度認識のずれがないかお互いに確認することなどを意識しています。

SCHEDULE

8：30	始業警備員から引継ぎを受けます。メールの確認などを行います。
9：00	出張関係書類の作成教職員の出張にかかわる書類（旅行命令書、報告書）の決裁を作成します。
12：00	昼休み
12：45	勤務時間の管理教職員の休暇簿の処理や勤務日の振替処理を行います。
17：00	終業警備員へ引継ぎをします。